En ansøgning ved FU sker i flere led, først skal ansøgningen godkendes mht. økonomi ved FU (altså om der er råd til det), derefter skal det godkendes ved køkkenråds- eller beboermøde mht. om der er opbakning for brug af FU midler til formålet. Når ansøgningen er godkendt skal der sendes en Middelkontrakt til FUs kasser, hvorefter pengene insættes på ens konto. Middelkontrakten skal indeholde en deadline på hvor senest resterende midler, regnskab og kvitteringer skal være returneret til kasseren. Denne dato må, som udgangspunkt ikke være senere end en måned efter afholdelse af eventet/indkøb af varerne, men dette kan forhandles med kasserer hvis det giver mening.
Ansøgningsskema: Ansøgningsblanket (sendes til FU formand)
Middelkontrakt: Midler fra FU (sendes til FU kasser på mail)
Guide til digital underskrift i middelkontrakten: FUs guide – Digitale underskrifter
Når man har udført sit projekt/indkøb, skal man således samle sine kvitteringer sammen, lave et regnskab (en oversigt over hvad pengene er brugt på, som man kan dokumentere i kvitteringerne), og sende det hele til FUs kasser på mail, og sende de resterende midler retur til FU på en konto/reg nr. man får oplyst af FUs kasser. Kasseren SKAL desuden have alle de originale kvitteringer i hånden (som videresendt mail hvis det er et onlinekøb) eller i FUs postkasse i blok 3, de skal dog være samlet sammen og markeret med projektnavn og kasseren skal have en besked/mail om at de er afleveret. FUs kasser skal lave sig eget regnskab over ethvert projekt, så man kan med fordel vente til til de to regnskaber stemmer overens inden man overfører de resterende penge, men dette skal aftales med FUs kasser hvis det overskrider den dato man har skrevet under på i middelkontrakten. Mister du en kvittering skal du spørge kasser om hjælp. Har man en Mobilepaykvittering skal man bruge mobilepays egen “del”-funktion, screenshots viser ikke altid alt det der skal stå på kvitteringen.
Søger man under 500 kroner kan man gå udenom FU- og køkkenråds-/beboermøde og få den godkendt af FU formand og derfra fortsætte fra Middelkontrakten.
FAQ:
Hvorfor kan jeg ikke bare aflevere en masse billeder af mine kvitteringer?
Loven siger at man skal beholde alle originalbilag i 5 år fra udløbt regnskabsår. Hvis dette er digitalt skal det være til letlæseligt at kunne printes ud. Erfaringer siger at bileder taget af kollegianere en god del ad gangene ikke bliver letlæselige i print og det er derfor vurderet at kasseren, som udgangspunkt, ikke godkender billeder taget af fysiske kvitteringer. (kilde, Kapitel 5).
Hvordan sender jeg penge retur til FU?
Det gøres ved helt almindelig bankoverførsel til Reg: 4645 konto: 12488203